Dylai fod yn syniad i bob anfonwr gael pob e-bost i mewn i fewnflwch y derbynnydd.
Os ydych chi am i'ch e-byst beidio â mynd i mewn i dun sbwriel y person arall, rhaid i chi ddeall egwyddorion sylfaenol gwrth-sbam.
Mae dyfarniad cynhwysfawr darparwyr gwasanaeth hysbys ar sbam fel a ganlyn:
1. Mae'r un darn o gynnwys (gan gynnwys teitl) yn cael ei gyflwyno mewn symiau mawr i wahanol barthau (hy gyda gwahanol @) (p'un a yw'n cael ei anfon mewn grwpiau, yn unigol neu'n unigol)
2. Mewn cyfnod byr o amser (â llaw neu'n fecanyddol), danfoniad amledd uchel i wahanol barthau (hy gwahanol @) (boed yn drosglwyddiad grŵp, trosglwyddiad unigol, neu drosglwyddiad grŵp gydag arddangosfa sengl)
3. Mae anfon e-byst i gyfeiriadau e-bost nad ydynt yn bodoli yn cyrraedd cyfran benodol
4. Mae cwynion defnyddwyr yn cyrraedd cyfran benodol
5. Mae'r gyfradd ddychwelyd yn cyrraedd cyfran benodol
6. Mae'r enw parth neu'r cyfeiriad e-bost wedi anfon llythyrau datblygu, e-byst hyrwyddo, ac e-byst sbam yn flaenorol
7. Nid oes gan yr e-bost unrhyw deitl, dim cynnwys, neu mae'n cynnwys ffeiliau exe, ac ati.
8. Geiriau anghyfreithlon a waherddir gan gyfreithiau a rheoliadau.
Felly os yw'ch e-bost yn cydymffurfio â'r rheolau gwrth sbam uchod (felly os ydych chi am wneud eich e-bost corfforaethol yn fwy defnyddiol, gwnewch yn siŵr nad ydych chi'n anfon llythyrau datblygu/hyrwyddo), mae'n hawdd mynd i mewn i ffolder sbam y derbynnydd a hefyd yn hawdd arwain at wrthod gan y derbynnydd.
Yn ogystal â'r gofynion gwrth sbam uchod, gall ysgrifennu e-bost ansafonol hefyd arwain at e-bost y derbynnydd yn mynd i mewn i'w ffolder sbam.
[Thema glir a geiriad cywir]
Dylai'r teitl fod yn gryno ac yn gryno, ac ni argymhellir mwy nag 20 nod
Dylai'r teitl gyfateb i gynnwys prif destun y ddogfen
Ni all y teitl fod yn wag, a dylid osgoi symbolau arbennig neu atalnodi cymaint â phosibl yn y teitl
Os bydd newid yn y drafodaeth yn ystod atebion lluosog, dylid newid teitl yr e-bost mewn modd amserol
[Mae'r prif destun yn glir a'r rhesymeg yn briodol]
Y prif destun yw cynnwys craidd yr e-bost, ac mae'n bwysig trin y cynnwys:
1. Eglurwch yr holl gynnwys ar unwaith
Ystyriwch sut i drefnu eich holl gynnwys mewn un e-bost. Peidiwch ag aros nes bod yr e-bost yn cael ei anfon cyn parhau i'w ategu neu ei ddiweddaru.
2. Mae'r prif destun yn rhugl ei ddisgrifiad ac mae ganddo gydlyniad rhesymegol cryf
Os yw'r prif destun yn hir, argymhellir mabwysiadu meddwl strwythuredig McKinsey a dod i gasgliadau yn gyntaf.
Yn ail, ar gyfer esboniadau aml-eitem penodol, argymhellir defnyddio eitemau 1, 2, 3, a 4 i'w crynhoi yn rhesymegol.
3. Pwysleisiwch gynnwys y prif destun yn rhesymol
Mae pwysleisio'r testun cyfan yn gyfystyr â pheidio â'i bwysleisio. Felly, wrth ysgrifennu'r prif destun, mae'n bwysig atal y dyheadau a bwysleisir.
Dewiswch a phwysleisiwch yr hyn sydd bwysicaf yn eich barn chi.
Mae yna lawer o ffyrdd i bwysleisio, fel print trwm ac ychwanegu lliw cefndir testun.
Ynglŷn â'r atodiad
1. Ni ddylai'r atodiad fod yn rhy fawr
Yn gyffredinol, ni ddylai atodiadau e-bost fod yn fwy na 10MB, gan y dylid ystyried gallu'r derbynnydd i wrthod e-byst er mwyn atal y posibilrwydd o wrthod oherwydd gallu derbyn cyfyngedig y derbynnydd.
2. Os oes atodiad, rhaid ei nodi yn y prif destun
Os oes atodiadau, gofalwch eich bod yn hysbysu'r derbynnydd o'u bodolaeth. Er enghraifft, yr atodiad yw XXX, gwiriwch ef yn ofalus, ac ati
3. Mae'n bosibl mynegi pethau'n glir heb ddefnyddio atodiadau, ac mae'n well peidio â defnyddio atodiadau
Oherwydd bod rhoi golwg fwy uniongyrchol i ddefnyddwyr o'r cynnwys yn rhoi profiad a boddhad gwell i ddefnyddwyr na dim ond clicio unwaith eto i'w weld.
Sylwch, hyd yn oed os cymerwch y mesurau uchod, mae posibilrwydd o hyd y gallai rhai negeseuon e-bost gael eu dosbarthu ar gam fel sbam. Felly, argymhellir sefydlu ymddiriedaeth gyda'r derbynnydd cyn anfon e-byst pwysig a sicrhau eu bod yn ychwanegu'ch cyfeiriad anfonwr at y rhestr wen neu'r rhestr gyswllt.
